Mange virksomheder bruger store summer på at skabe en flot og behagelig arbejdsplads. Der er nemlig masser af bevis for, at vi både arbejder bedre og føler os bedre tilpas, når vores omgivelser er flotte.
Alligevel glemmer mange, at det samme gælder, når vi holder lange og opslidende møder. De bliver nemlig ofte afholdt i kedelige lokaler, som ofte har utidssvarende møbler og dårlig ventilation. Den kombination er ikke bare ubehagelig, den kan faktisk blive afgørende for mødets succes.
Fysiske rammer er afgørende
Derfor er der god grund til at overveje, hvor du holder dit næste dagsmøde eller din næste konference. De fysiske rammer er nemlig især vigtige, når deltagerne skal koncentrere sig i mange timer. Hvis rammerne ikke er i orden, kan det nemt vise sig, at de sidste timer af et dagsmøde langt fra bliver produktive og optimistiske.
Der er selvfølgelig mange andre faktorer, der spiller ind på mødets succes. Det er dog bredt anerkendt, at lækre fysiske rammer er en af de vigtigste kriterier for et vellykket møde.
Nye omgivelser giver bedre samarbejde
Hvis du skal holde et dagsmøde eller seminar, hvor medarbejdere skal arbejde meget sammen, eller I skal behandle et svært emne, kan nye omgivelser gøre en stor forskel. Det er nemlig sådan, at vi ofte finder ind i en bestemt rolle på vores arbejdsplads, som vi fastholder og forbinder med de fysiske rammer. Derfor oplever mange, at dynamikkerne faktisk ændrer sig, når man sætter de samme medarbejdere i nye rammer.
Nye omgivelser er ikke mindst stimulerende, når der skal findes på nye løsninger og strategier. De hjælper nemlig med at sætte hjernen i gang og tænke ud af boksen. Samtidig kan et par dage i nye omgivelser skabe en form for ”undtagelsestilstand”, som får medarbejderne til helt at ændre roller og mønstre. Dét giver en helt unik dynamik på mødet, som med tiden kan ses på bundlinjen.
Rekreative områder med luft til hjernen
Mange timer i et indelukket mødelokale er gift for hjernen. Mennesker har brug for frisk luft, og det behov stiger, jo mere pressede vi er. Derfor er det helt essentielt, at dine medarbejdere får mentale pauser, hvis de skal være konstruktive og tålmodige i en hel dag.
Især dagsmøder kan være anstrengende, fordi man ofte forsøger at presse alt for meget ind på en enkelt dag. Her er det vigtigt, at der er mulighed for at koble af både midt på dagen, og når det hele er overstået. Derfor er det en god idé at holde mødet et sted, hvor det både er muligt at komme ud i naturen og eventuelt at trække sig tilbage til sit eget værelse.